Time to Hire: Definition, Berechnung und Optimierung

Die Time to Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting. Sie beschreibt die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bewerbung und der finalen Vertragsunterzeichnung. Eine kurze Time to Hire ist entscheidend, um Top-Talente nicht an die Konkurrenz zu verlieren, Kosten im Recruiting-Prozess zu senken und die Candidate Experience zu verbessern. Doch wie berechnet sich die Time to Hire genau, und mit welchen Maßnahmen lässt sie sich optimieren?

Time to Hire Definition: Was bedeutet der Begriff?

Die Time to Hire misst die Dauer vom ersten Kontakt eines Bewerbers mit dem Unternehmen bis zur finalen Einstellung. Sie unterscheidet sich von der Time to Fill, die die gesamte Dauer von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Besetzung einer Position betrachtet. Eine kurze Time to Hire bedeutet, dass ein Unternehmen effizient rekrutiert, während eine lange Time to Hire auf Verzögerungen oder ineffiziente Prozesse hindeutet.

Time to Hire – Warum sie den Unterschied macht

Die Dauer, die ein Unternehmen benötigt, um eine offene Stelle zu besetzen, ist ein entscheidender Faktor im Recruiting-Prozess. Die Time to Hire beeinflusst nicht nur die Kosten, sondern auch die Candidate Experience und das Employer Branding. Ein langer Prozess kann qualifizierte Bewerber abschrecken und zu unbesetzten Stellen führen. Doch wann ist eine schnelle Time to Hire besonders wichtig, und wie lässt sie sich verkürzen?

So wird die Time to Hire berechnet

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Time-to-Hire = Gesamtdauer aller Einstellungen (in Tagen) ÷ Anzahl der Einstellungen

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Erklärung:

• Addiere alle Tage, die für erfolgreiche Einstellungen benötigt wurden.

• Teile die Summe durch die Anzahl der Einstellungen.

• Das Ergebnis zeigt die durchschnittliche Time-to-Hire in Tagen.

Warum ist eine kurze Time to Hire entscheidend?

1. Wettbewerbsvorteil im Recruiting

   Der Fachkräftemarkt ist stark umkämpft. Unternehmen mit einer langen Time to Hire verlieren qualifizierte Bewerber oft an schnellere Wettbewerber. Eine effiziente Time to Hire sorgt dafür, dass Top-Talente schnell gewonnen und gebunden werden.

2. Bessere Candidate Experience

   Lange Prozesse und fehlende Rückmeldungen frustrieren Bewerber und hinterlassen einen negativen Eindruck vom Unternehmen. Eine transparente und schnelle Time to Hire zeigt Wertschätzung und steigert die Zufriedenheit der Bewerber.

3. Kosteneinsparungen

   Ein verzögerter Recruiting-Prozess verursacht zusätzliche Kosten für Stellenausschreibungen, Headhunter oder interne Ressourcen. Eine optimierte Time to Hire spart Kosten, indem der Einstellungsprozess effizienter gestaltet wird.

4. Schnellere Produktivität neuer Mitarbeiter

   Je kürzer die Time to Hire, desto schneller sind neue Mitarbeitende einsatzbereit. Dies reduziert Produktivitätsverluste und entlastet bestehende Teams.

   
   

Faktoren, die die Time to Hire beeinflussen

1. Interne Abstimmungsprozesse

   Zu viele Entscheidungsebenen und langsame interne Prozesse verlängern die Time to Hire. Unternehmen sollten klare Verantwortlichkeiten und schnelle Entscheidungswege etablieren.

2. Effizienz der Recruiting-ToolsModerne Bewerbermanagementsysteme (ATS) automatisieren viele Schritte im Recruiting-Prozess, reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen das Screening von Bewerbungen.

3. Schnelligkeit der RückmeldungenKandidaten erwarten schnelle Rückmeldungen. Verzögerungen im Kommunikationsprozess führen oft dazu, dass Bewerber sich für andere Unternehmen entscheiden.

4. Qualität der BewerberpipelineUnternehmen, die vorausschauend Talentpools aufbauen, können offene Stellen schneller besetzen. Eine gepflegte Talent Pipeline reduziert die Notwendigkeit einer aufwendigen Neusuche.

5. Transparenz im AuswahlverfahrenUnstrukturierte Prozesse und unklare Stellenanforderungen verzögern die Time to Hire. Eine klare Definition der Anforderungen und standardisierte Interviewprozesse helfen, den Prozess zu beschleunigen.

   
   

Strategien zur Optimierung der Time to Hire

1. Automatisierung von Prozessen

   Digitale Recruiting-Tools beschleunigen den Workflow erheblich. Automatische Vorauswahl von Bewerbungen, KI-gestützte Screening-Prozesse und smarte Terminbuchungstools verkürzen den Auswahlprozess.

2. Effiziente Kommunikation

   Ein transparenter und klarer Kommunikationsprozess sorgt für eine reibungslose Bewerbererfahrung. Unternehmen sollten Bewerbern schnelle Rückmeldungen geben und klare Informationen über den weiteren Verlauf des Auswahlprozesses bereitstellen.

3. Vorausschauende Talent-Pools

   Der Aufbau eines strategischen Talent Pools erleichtert die Rekrutierung, da bereits qualifizierte Kandidaten zur Verfügung stehen. Unternehmen können so proaktiv anstatt reaktiv rekrutieren und den Auswahlprozess deutlich beschleunigen.

4. Datenbasierte Entscheidungen

   Die regelmäßige Analyse von Recruiting-KPIs hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Unternehmen sollten ihre Time to Hire, Absprungraten und Prozesszeiten kontinuierlich überwachen und anhand dieser Daten gezielt optimieren.

   
   

Strategien zur Optimierung der Time to Hire

1. Automatisierung von Prozessen

   Digitale Recruiting-Tools ermöglichen eine schnellere Vorauswahl und Terminplanung, wodurch der Bewerbungsprozess beschleunigt wird.

2. Effiziente Kommunikation

   Klare und direkte Kommunikation mit Bewerbern und Fachabteilungen reduziert Wartezeiten und Unsicherheiten.

3. Vorausschauende Talentpools

   Unternehmen, die kontinuierlich mit qualifizierten Kandidaten in Kontakt bleiben, verkürzen ihre Time to Hire, da bereits ein Pool an potenziellen Mitarbeitenden vorhanden ist.

4. Datenbasierte Entscheidungen

   Die regelmäßige Analyse von Recruiting-KPIs hilft, Engpässe zu identifizieren und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Time to Hire einzuleiten.

Fazit: Eine schnelle Time to Hire als Wettbewerbsvorteil

Eine optimierte Time to Hire bringt Unternehmen klare Vorteile: schnellere Besetzungen, geringere Kosten, eine bessere Candidate Experience und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit im Fachkräftemarkt. Wer seine Recruiting-Prozesse analysiert und optimiert, gewinnt die besten Talente schneller und steigert langfristig den Erfolg.

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